Capita di sentire in ufficio: “mi è arrivato un altro spam”. Poi si scopre che era una falsa fattura, e per fortuna nessuno l’aveva aperta.
Chiamare tutto “spam” è comodo, ma nasconde una differenza che conta: cosa fare cambia a seconda di cosa è arrivato. Una pubblicità indesiderata si cestina senza pensarci. Una richiesta di bonifico falsa richiede ben altra attenzione. Vale la pena avere in testa tre categorie, più una quarta che a volte si aggiunge.
Le tre categorie, in parole semplici
Spam. Posta non richiesta, mandata in massa: offerte, pillole, casinò, “hai vinto un premio”. È fastidiosa, fa perdere tempo, ma di solito non è pericolosa se non ci si clicca sopra. Chi la manda spera in pochissime risposte su milioni di invii.
Phishing. Una mail costruita per sembrare vera (banca, corriere, fornitore, Microsoft, il vostro stesso ufficio IT) con lo scopo di farvi consegnare password, dati o carta di credito, di solito attraverso un link che porta a una pagina falsa. L’obiettivo non è vendervi qualcosa: è entrare nei vostri account.
Truffa mirata. Qui spesso non c’è nessun link e nessun allegato. È una conversazione: “sono il titolare, mi serve un bonifico urgente”, oppure “il nostro IBAN è cambiato, usate questo da ora”. Chi scrive ha studiato l’azienda, conosce i nomi, sceglie il momento giusto (le ferie, la chiusura di fine mese). Per un filtro è la più difficile da riconoscere, proprio perché assomiglia a una mail normale.
E il malware? A volte phishing e truffe portano un allegato o un link che installa un programma dannoso, per esempio uno di quelli che bloccano i file chiedendo un riscatto. Non è una categoria a sé: è uno strumento che può comparire in quelle sopra.
Perché la distinzione cambia il comportamento
Se arriva spam, il rischio principale è la perdita di tempo o qualche clic distratto: la cosa migliore da fare è segnalarlo come spam ed eliminarlo. Se arriva un phishing, il rischio è il furto di password e account: non bisogna cliccare, va segnalato e occorre avvisare chi gestisce la posta. Se arriva una truffa mirata, il rischio è la perdita di denaro: conviene verificare per telefono, non rispondere alla mail e avvisare i colleghi. Se arriva una mail con un allegato sospetto, il rischio è il blocco dei computer e la perdita di dati: non va aperta e bisogna avvisare subito.
Notate l’ultima indicazione che vale per i casi più seri: l’azione più utile non è quella “individuale”, è avvisare. Una truffa riuscita con un solo collaboratore spesso è stata tentata con altri tre.
Dove sbaglia chi è prudente
Una cosa che si osserva spesso è che la prudenza si concentra sullo spam (che è visibile, fastidioso, e lo si riconosce) e si abbassa proprio sulle mail che non assomigliano a spam. Una mail breve, senza link, che sembra venire dal titolare e chiede una cortesia, non attiva nessun campanello. Ed è proprio quella che i truffatori preferiscono.
Per questo la regola più utile per un’azienda non è “diffidate dello spam”, ma: qualsiasi richiesta che riguarda soldi, password o dati si verifica per un’altra strada, chiunque sembri averla mandata.
Sulla posta IceWarp
Come ragiona il server: ogni messaggio in arrivo passa da più controlli (tra cui il filtro SpamAssassin, il filtro statistico bayesiano, il greylisting e altri). Ognuno aggiunge un punteggio da 0 a 10; il totale, in base alle soglie impostate dall’amministratore, decide se la mail arriva, finisce nello Spam, va in quarantena o viene eliminata.
Cosa riconosce bene: lo spam di massa, che ha caratteristiche ripetitive e riconoscibili.
Cosa riconosce meno bene: le mail che somigliano a normale corrispondenza, come le richieste di bonifico senza link né allegati. Nessun filtro per punteggio è pensato per distinguere una richiesta “vera” da una “falsa” scritta bene: lì conta la verifica umana.
Cosa potete fare voi: segnalare con Mark > Move to Junk quello che passa. Per i mittenti chiaramente abusivi potete scegliere di bloccare l’indirizzo; il blocco dell’intero dominio è da usare con cautela, perché potrebbe tagliare fuori anche mittenti legittimi.
Cosa può fare l’amministratore: regolare le soglie, attivare la quarantena, creare regole sul contenuto dei messaggi e filtrare gli allegati pericolosi.
Una domanda da farsi in azienda
Se domani arrivasse una richiesta di bonifico urgente “dal titolare”, sapreste in dieci secondi a chi chiedere conferma e con quale mezzo? Se la risposta non è immediata, vale la pena stabilirlo ora, con una regola semplice e scritta. Non occorre un manuale: bastano poche righe che tutti conoscano.
